Privacy en gegevensverwerking
Deze pagina beschrijft wat er gebeurt met de gegevens die in dit systeem terechtkomen: die van u als uitvaartonderneming, en die van de families die bij u een uitvaart regelen. Wat er juridisch geldt, staat in de verwerkersovereenkomst die u in uw eigen omgeving tekent, en die tekent u vóórdat er één gegeven van een familie in het systeem staat.
Dit is geen contract en geen juridisch advies. De bindende tekst is de verwerkersovereenkomst; deze pagina is de uitleg erbij. Waar de twee van elkaar verschillen, geldt de overeenkomst.
Wie is wie
U bent verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van uw families. Wij zijn verwerker: wij verwerken die gegevens om u de software te leveren, en voor niets anders.
Wij verkopen niets door, wij bouwen geen profielen en wij gebruiken de gegevens van een familie nooit voor onze eigen doeleinden. Wij hebben ook geen relatie met uw families. U hebt die.
Wat er wordt bewaard, en waar
Drie soorten gegevens, en zij worden om drie verschillende redenen bewaard.
- De gegevens die een familie zelf invult om een uitvaart te regelen, en wat daaruit volgt: het dossier, de overeenkomst, de documenten en de betalingen. Die hebt u nodig om de uitvaart uit te voeren.
- Uw eigen gegevens als onderneming: uw naam, uw juridische gegevens, uw aanbod en uw prijzen. Die maken de software van u.
- Een spoor van wie wat wanneer deed. Dat spoor kan niet worden gewijzigd of gewist, ook niet door ons. Dat is precies waar het voor is.
Alles staat op servers binnen de Europese Unie.
De scheiding tussen uitvaartondernemingen
Elke onderneming heeft haar eigen afgeschermde gegevens. Die scheiding zit in de database zelf en niet alleen in onze code: een fout in de applicatie kan er niet omheen, omdat de database elke rij weigert die buiten de eigen ruimte valt.
Dat is het verschil tussen een afspraak en een grens. Wij hoeven u niet te vragen ons op ons woord te geloven dat wij geen gegevens van een andere onderneming aan u tonen; het systeem kan het niet.
Wat wij nooit doen
- Meekijken in een dossier zonder dat het wordt vastgelegd. Ondersteuning die in uw omgeving kijkt, laat daar een spoor van na dat u kunt zien.
- Berichten sturen namens u zonder dat de ontvanger kan zien dat het via ons loopt.
- Uw families benaderen, met wat dan ook.
- Onze naam tonen op een scherm dat een familie ziet, in een e-mail die zij ontvangt of op een document dat zij krijgt.
Hoe lang gegevens blijven staan
Dat verschilt per soort gegeven, en de termijnen staan in de verwerkersovereenkomst omdat zij daar juridisch thuishoren. In grote lijnen: een dossier blijft zolang u het nodig hebt en zolang de wet dat vraagt; boekhoudkundige stukken blijven de termijn die de Belgische wet daarvoor stelt; het spoor van wie wat deed, blijft.
Wanneer u stopt, krijgt u uw gegevens mee. Wat wij daarna wettelijk moeten bewaren, bewaren wij en niets meer.
Vragen, inzage of een verzoek
Schrijf ons op support@vesperae.be.
Een familie die iets wil weten over haar eigen gegevens, neemt contact op met haar uitvaartonderneming. Dat bent u, en wij helpen u om te antwoorden.